株式会社Relicは「大志ある挑戦を創造し、日本から世界へ想いを持った挑戦者と共に走り、共に創る」をビジョンに掲げ、企業の新規事業開発やイノベーション創出を支援しています。2015年に創業以来、業界業種問わず大手からベンチャー・スタートアップまで幅広く支援してきた同社では、取引実績4,000社以上かつ継続率98％以上と高い実績を誇り、急成長を遂げてきました。

その一方、急速に事業を拡大し続けたことで、社内のデータ管理が煩雑になり、データ活用が思うように進まないといった課題に直面していました。この課題を解決するために、RelicはHubSpotを導入。社内データをHubSpotで一元管理することで、業務効率化およびデータの全体最適を目指しています。

HubSpotを活用してどのように課題解決に取り組んだかを知るため、同社コーポレートグロース部マーケティングマネジメント室の安立 剛弘さんとプロジェクト担当者である弊社HubSpotコンサルタントの山田 智彦にお話を伺いました。

各部署ごとにデータ管理方法が異なり、データ活用の全体最適が図られていなかった

――Relic社の事業内容について教えてください。

安立氏：弊社は「イノベーションの民主化」を目指し、日本企業の新規事業開発やイノベーション創出を支援する「事業共創カンパニー」です。企業規模や場所、個人の才能などにとらわれず、志を持って挑戦する企業や人が正しく評価され、報われる社会の実現に貢献しています。

事業内容としては、大きく3つあります。1つ目は「インキュベーションテック」で、SaaS型プロダクトを開発して提供する事業です。特に、新規事業を生み出そうとする際に共通して発生する課題解決に向けたプロダクトを提供しています。

2つ目は「事業プロデュース」で、お客様の新規事業に対して課題解決から支援まで伴走するトータルソリューションです。具体的には、戦略コンサルから営業代行、受託開発にいたるまで一気通貫で行っています。

最後に3つ目が「オープンイノベーション」です。この事業は、弊社が当事者となってお客様と一緒に事業を創ったり、スタートアップに投資をしたりといったことまで行っています。これらの3つの事業を主軸として、新規事業の開発やイノベーションの創出を支援しているのが特徴です。

具体的にどのような支援を行っているかというと、非常に広範囲に渡ります。例えば、新規事業を生み出すための経営戦略の策定であったり、組織や人事がどうあるべきかといったところから支援に入らせていただいたりもしますし、アイデアに需要があるのか、もしくは成長の見込みがあるのかといったことを検証しながら形にしていくことも行っています。

さらに、その先の拡大フェーズでオペレーション業務も含めて支援することもあり、お客様のフェーズや課題に応じた支援を行っているというのが弊社の大きな特徴になります。

（株式会社Relicの事業内容）

――現在所属されている部署の役割・ミッションをお聞かせください。

安立氏：現在は、コーポレートグロース部のマーケティングマネジメント室に所属していますが、実はコーポレートグロース部自体が今年（2024年5月）に立ち上がったばかりの部署になります。私自身それまでは、営業とサービスデリバリーを担当していました。要はまだ受注してないお客様に営業として関わることもあれば、その先のデリバリーに関わることまで、柔軟に対応してきました。

その後、コーポレートグロース部の立ち上げに伴い、マーケティングマネジメント室に配属されました。現在は、お客様のコンタクト情報をどのように管理し活用につなげていくかといった、全社のマーケティング施策を取りまとめる役割を担っています。

コストパフォーマンスが優れたHubSpotを導入

――どのような課題を抱えていたか教えてください。

安立氏：先ほどお伝えしたとおり、マーケティングマネジメント室が設立されるまでは、事業部ごとにマーケティング施策を実行していたため、社内データがバラバラになっていました。とくにHubSpot導入前は、獲得したリードや顧客のコンタクト情報はスプレッドシートで管理していた状況です。

また、予実管理も複数のファイルで管理しており、データの差異が生じるなど整合性が取れていない状況でした。そうした中で、お客様からの相談や依頼は増え続けており、もはやスプレッドシートだけで管理するのは限界を迎えていましたね。

そうした中で、「ツールを使って顧客資産を蓄積していこう」と考え、ツールを導入する話が上がりました。いくつかのツールを検討した中で最終的に決めたのがHubSpotでした。導入の決め手となったのは、コストパフォーマンスであったり、スケーラビリティの高さですね。特に、当時は今と比べて組織規模も小さかったので、低コストで導入できることに加え、将来的な事業拡大にあわせて機能を拡張できる点は魅力でした。

ただし、いざHubSpotを導入したものの活用の範囲は限定的でした。例として、インバウンド（お問い合わせ）が発生した状況でご説明します。まずflamingo（WordPressプラグイン）に問い合わせ情報が入ると、その問い合わせ情報を担当者が直接見にいき、メールアドレスをコピーしてスプレッドシートに貼ります。

そして、スプレッドシートの情報をもとにインサイドセールスがアプローチします。そこでニーズを確認できたら、フィールドセールス用のシートに情報を記載しアポイントを設定します。その情報をもとにフィールドセールスが商談し、商談で得た情報をHubSpotに入力する。というのが大まかな流れです。

当時のインサイドセールスはリードに対して、基本的に6回の架電をルール化していました。6回分の架電日時、内容や結果などの項目をスプレッドシートで管理すると、管理項目が多すぎるためスプレッドシートが見にくく、誤って別の列の情報を更新してしまったという問題がおきていました。

（当時インサイドセールスが活用していたスプレッドシートの一部）

（プロジェクト開始前のRelic社のインサイドセールス対応フロー）

HubSpotの運用は、マネージャーが案件ごとのステージ管理を行い、それをもとに定例会で「先週からA社が◯◯ステージに移行しました。」「受注見込みは◯％です。」といったような用途に留まっていました。HubSpotを最大限に活用できていたとは言えない状況だったのです。

営業を行っていると、過去に何度か提案をしている方に数年後改めて再提案を行うこともあるかと思うのですが、当時の営業担当が退職していたりすると非常に困った記憶があります。各自がスプレッドシートや頭の中、Google Driveなどを活用してデータを個別管理していたので、過去の具体的な会話内容や提案内容はほとんど分からなかったです。過去のSlackを遡ったり、当時のメンバーにヒアリングを行うことはしますが、誰も答えられなかったり当時の提案資料がどこにあるのか分からないといったことは頻繁に起きていました。

安立 剛弘さん　株式会社Relic コーポレートグロース部マーケティングマネジメント室

山田：プロジェクト開始当時の状況としては、スプレッドシートもHubSpotも両方使っていて二重管理をしている状態でした。それに加えて、予実管理はスプレッドシートのデータをベースにしていたため、結局のところ二重管理をしているにもかかわらず、データに相違が出たり、HubSpotのデータがあまり信頼性の高いものではないといった状況だったのを覚えています。

安立氏：おっしゃるとおりです。本来であれば、HubSpotのデータを積極的に活用すべきでしたが、スプレッドシートを優先していたために、せっかく導入しているHubSpotがほとんど活用されていないという本末転倒の状況に陥っていたのです。理想としては、HubSpotに顧客情報が自動的に取り込まれ、そのデータを会社の資産として活用していく状態に持っていくことで、そのためにもHubSpot上でデータを一元管理できるような仕組みを作ることが大きな課題でした。

しかしながら、それに対する抜本的な改善策も見いだせず、HubSpot導入後も約3年間は活用されずに放置されていたような状況が続いていました。

特に当時は、今よりも組織規模が小さく、ヒト・モノ・カネといったリソースが限られている中でどこに注力するかという部分で、どうしても目の前の受注であったり、顕在ニーズに対する商談を優先せざるを得ない状態でした。

したがって、データ管理に対する重要性は理解しつつも、優先順位が低い状況だったことも背景にあります。

一方で、ある程度組織規模も大きくなり、顧客資産が溜まってきた中で、データを活用されていないことがもったいないなと。なおさら、HubSpotをすでに導入しているわけなので、経営側からも「リソースを割いてでもデータを活用していくべきだ」という声が上がり、意思決定をした形です。

――弊社にご相談いただいた経緯・キッカケを教えてください。

安立氏：データ活用を進める中で、HubSpot運用が鍵を握っていることは理解していましたが、自分たちではどうにも埒が明かない状況に陥っていました。そうした中、社内で「HubSpotの再設計を外部にお任せしてはどうか。」という話がでたんです。それで、HubSpotパートナーの中から、数社ほど候補を絞り、その中の1社が100社でした。

御社に決めた理由としては、提案をいただいている時に「HubSpotヘルスチェック」を実施させていただいたのが大きかったですね。HubSpotの活用度合いをダッシュボードで把握できることに加え、100社のコンサルタントが調査結果と推奨事項などの解析結果をフィードバックしてくれるというものでした。自分たちがどれくらい活用できているのか客観的に知れる良い機会だと感じました。

（実施された「HubSpotヘルスチェック」の資料の一部）

――弊社とのプロジェクトではどのように課題解決しましたか？

安立氏：まず、100社とのプロジェクトのゴールとしては「全社統一のセールスプロセスの構築」を掲げました。先ほど申し上げたとおり、部署やプロダクト、ソリューションごとに型が決まっていませんでしたし、どういう風にツールを使っていくかも決まっていない状態でした。ですから、そこも含めて全社統一のセールスプロセスを標準化したいという想いでしたね。

要は、顧客に認知してもらって受注するまでの一連のプロセスを整備するために、HubSpotを活用することで理想の形が描けるというという状態を作ることがプロジェクトの目的でした。

また、プロジェクトの開始にあたって、そもそも既存のHubSpotアカウントではどの情報が使えるのかすら精査できない状態でしたので、新たにアカウントを作成することになりました。

山田：HubSpot上にデータはかなり残っているけれど、そもそもスプレッドシートのデータを優先していたがゆえに、どのデータが使えるのかを一つひとつ精査するのは、膨大な工数が掛かることが見込まれました。そこにコストやリソースを費やすよりも新たにアカウントを作り直した方が効果が高いことから、新規でのHubSpotアカウント取得をご提案させていただきました。

安立氏：我々としても、部署やプロダクトごとにHubSpot運用の型が決まっていない状態でしたので、そもそもどうやって社内データを一元管理していくかといったように、全社としてセールスプロセスを整備する必要がありました。そのため、100社にはゼロベースで支援をいただきたいと感じました。

実際にプロジェクトが開始した導入支援フェーズにおいては、「Sales Hub」をもとにセールスプロセスの改善に着手しました。

具体的には、ヒアリングシートを活用して弊社の現状を詳細に調査いただき、それをもとに現状のセールスプロセスの整理と理想的なセールスプロセスの設計を実施いただきました。

（実際に活用されたヒアリングシートの一部）

現在では「Marketing Hub」を活用したマーケティングプロセスの改善に取り組んでいます。メルマガ配信もスタートしていますし、それ以外の施策についても適宜ご相談をさせていただいています。100社の支援のおかげでリード獲得から受注にいたるまでの一連のセールスプロセスをHubSpot上で一元管理できるようになったのは大きな成果です。

山田：現在、プロジェクトで進めているのは大きく2つあり、1つ目はRelic社にはプロダクトがたくさんあるので、それらの取引実績をしっかり管理して、その予実管理をしっかり見えるような仕組みを作ることです。もう1つが、HubSpotに入っている顧客情報を活用してマーケティング施策やセールス施策の強化を進めていきたいという話があがっていますね。

山田 智彦　株式会社100（ハンドレッド）HubSpotコンサルタント プロジェクト担当者

さらに、Sales Hubの再導入支援が終わった後も、100社の「Slack質問し放題サービス」を活用させていただきました。日々のHubSpot運用で疑問に感じた際に質問させていただいたのですが、毎回素早くかつ的確にアドバイスをいただきとても心強かったです。HubSpotを活用していくと、この設定はどうすれば良いの？、これを実現するためにはどの機能を活用すれば良いの？といった多くの疑問が生まれます。こういった疑問を放置しておくと、結局HubSpotを使わないという選択に行き着いてしまうので、リアルタイムで相談できる先があるのはHubSpot定着において重要だったと認識しています。

(「Slack質問し放題サービス」を活用された際のご質問の例）

HubSpotを基軸に「攻めのデータ活用」を実現したい

――弊社のサポートによって得られた成果を定性面・定量面でお伺いできますか。

安立氏：HubSpotにデータが集約されるようになったことで、「HubSpotをしっかり管理していれば、正しいデータが全社で活用できる状態に近づいている」というのが大きな成果です。例えば、マーケティング施策でいうと、従来スプレッドシートとHubSpotにバラバラに入力されていた10,000件以上の顧客情報をコンタクトとしてHubSpot上で一元管理し、そこに対してマーケティング施策を実行できるようになりました。

以前ではマーケティング施策を行うにしても、そもそものリード情報が一元的に管理されていなかったことからメールを送れない人も多くいました。今は、HubSpotをマスターとしてコンタクト情報が管理されているので、何か施策がしたいとなればすぐに行動に移すことができます。

それ以外では、HubSpotのEメールオプトイン機能により、メールパーミッション管理を効率的に行えるようになったことも大きな成果です。HubSpot上で問い合わせフォームを作る構造にしたので、問い合わせが入った時点でEメールのオプトインが取れてる状態でコンタクトに登録されていくのがとても便利ですね。

例えば、現在弊社では毎週セミナーを実施していますが、我々がハウスリストとして持っている対象企業様宛にセミナーのご案内を自動送信する仕組みを作りました。すでに毎回100名単位で集客できているので、インパクトも大きいと感じています。

とくに、パーミッションの取得は一からやると非常に手間が掛かるので、今後も事業がスケールしていくことを考えると、このタイミングで整えられて良かったなと感じています。

このように、HubSpotに情報が集約されるようになったことで、最近社内で「マスターデータをちゃんと作ろう」という話が上がるようになりました。これまでは、色々なシートに情報が分散していたため、マスターがどこにも存在しない状態になっていました。一方で、HubSpotに情報が集約されるようになったことで、HubSpotが一番大きな影響を持つことになります。

そこでHubSpotがマスターを持っている状態であれば、仮にスプレッドシートを使いたい場合でもHubSpotを参照すれば問題ありません。また、クラウド会計ソフトで管理しているコストに関しても、全てプロジェクトごとのコスト管理をHubSpot内の共通マスターに合わせることができます。

――現在、HubSpot運用を進められる中で、今後取り組みたいことはありますか。

安立氏：先程も触れたとおり、弊社が掲げるゴールはあくまでも全社統一のセールスプロセスの構築です。その実現に向けて、顧客情報の管理についてもHubSpot活用を積極的に進めていき、将来的には完全にHubSpotでの一元管理を実現したいですね。

現状では、すべての情報をHubSpot上で管理できているわけではありません。顧客へどういった提案をしたかなどのToDoに関しても、依然としてスプレッドシートに入力している状況ですので、まずはそこの脱却を図りたいと考えています。

また、過去の履歴などHubSpotに移管できていない情報があるので、そこも改善に向けて取り組みたいです。例えば、過去に問い合わせがあったお客様から、再び問い合わせが入るケースがあります。そうした時に、HubSpotには過去の情報が登録されていないため、わざわざスプレッドシートやSlackなどから検索しなければなりません。

これでは、せっかくHubSpotを使っていても二度手間ですし、HubSpot活用がなかなか進みません。したがって、過去の顧客情報をいかにHubSpotに取り込むかといったことも、引き続き100社にご相談させていただきながら強化を図りたいですね。

山田：結局、人間が管理することなので、どれだけ社内に投げかけても入力してくれない人が一定数でてしまうというのは多くの企業が抱えている課題でもあります。例えば、HubSpotに入力しないと商談を進められないような仕組みを作ることで、嫌でも入力してもらい、次第に慣れていただくというのも有効かもしれません。実際、HubSpot社では、HubSpotに顧客情報を入力しないと営業成績としてカウントしないと言って進めているそうです。

安立氏：たしかにまずは強制力を持たせて、使ってもらうように仕立てることは大事ですね。リソースもギリギリの状態でやっているので、HubSpotの運用に工数を掛けることがなかなか容易ではないというのが正直なところではあります。

しかしながら、弊社としては重要な取り組みであることは間違いないので、一定の工数を掛けてはいきたいと考えています。また、現在は100社という強力なパートナーがいるので、今後はHubSpotを推進するための仕組みについてもご相談させていただきたいです。

――今後の御社の事業展開についてお聞かせください。

安立氏：弊社が掲げる「イノベーションの民主化」に向けては、まだまだ取り組まなければならないことが多くあります。例えば現在、弊社では大企業のお客様に対する支援が中心なのですが、今後は中小企業や個人事業、あるいは非営利団体に向けたプロダクトの提供といった支援を企業規模を問わず対応していきたいと考えています。

また、新規事業開発における成功確率を高める支援や、逆に失敗した時のセーフティネットになるといったことまで、まだまだ埋められていない部分を全て埋めていきたいという想いがあります。

その上で、HubSpotに関しては、アカウントマネジメントに使える状態を目指しており、事業成長につなげるためにも「攻めのデータ活用」するための整備をさらに強化していきたいと考えています。例えば、業種・業界・企業規模といった基本的な情報入力はもちろんのこと、アカウント単位あるいは部署単位で情報を入力していくことで、既存の取引情報をもとに別の部署にアタックするなど、データをより攻めに使うためにも、必要な情報がHubSpotに集約されている状態を目指していきたいです。

また、マーケティングマネジメント室の目標としては、データマネジメントやインサイドセールスなど、これまで部署ごとに個別最適化されていたところを、全社として横断化していく取り組みを積極的に推進したいと考えています。

特にマーケティングのセクションでいうと、全社で価値のあるマーケティング活動をやっていきたいです。それにはマスマーケティングも含まれますし、要は全社としてRelicという会社を訴求していくことをしっかりとやっていきたいという想いがあります。

それが実現した後は、データがHubSpotに蓄積され、振り返りができる状態を作ったうえで、全社の戦略を考えられるような部署を目指しています。例えば、期初のタイミングで、「こういう情報をもとに、今期はこういう戦略で売上を作っていこう。」といったような戦略立案をデータや実績をもとに描ける状態を作りたいです。

したがって、100社にはHubSpotの活用支援をはじめ、弊社の事業成長に向けて、引き続きお力添えをいただければと思います。

※記事中の部署名、役職名等は取材時のものです。